PC1台ごとの履歴を、発注から廃棄まで可視化
-LIVIA Holdingsが進める、約1,000名を対象としたグループIT資産管理-

「いつ、誰が、どのPCを持っていて、それは適切に回収できたのか。廃棄したのか」

LIVIA Holdings株式会社（以下、「LIVIA Holdings」）では、この問いに台帳から答えられるようになりました。それまでは、PCを配布したところで管理が終わっていました。

LIVIA Holdingsは、M&A（企業の合併・買収）を通じて保険代理店グループを統括する純粋持株会社です。全国に営業拠点を持つ訪問型の株式会社Jリスクマネージメント（以下、「Jリスクマネージメント」）と、東京都・埼玉県・千葉県の商業施設で保険ショップを展開する株式会社ゼロナビ（以下、「ゼロナビ」）の2社の保険代理店を傘下に持ち、LIVIA Holdingsはグループのバックオフィスと経営管理を担っています。

グループ全体で約1,000名分のIT機器を管理するのは、LIVIA Holdingsの情報システム部です。保険会社からのIT監査などに毎月のように対応するなかで、台帳をどうつくり直したのか。情報システム部長の清原さんに伺いました。

【お話を伺った方】
清原 一暁さん
LIVIA Holdings株式会社
情報システム部長

LIVIA Holdings株式会社 情報システム部長 清原 一暁さん

保険代理店2社を束ね、グループのITを一手に担う

Q: まず、御社の事業内容と、清原さんのお立場を教えてください。

清原さん：当社はグループのバックオフィス業務や経営管理を担う持株会社です。傘下のJリスクマネージメントとゼロナビが、保険代理店事業を営んでいます。経理・総務・ITなどの共通業務を集約して提供する『シェアードサービス』の一環として、グループ会社にITサービスを提供しています。私は情報システム部長として、グループ全体のITを取り仕切っています。

Q: グループ会社2社には、それぞれどのような特徴がありますか。

清原さん：Jリスクマネージメントは、主に個人のお客さまに保険商品を提案する保険代理店です。全国に営業拠点を持ち、各地のお客さまの保険相談に対応しています。

ゼロナビは東京都・埼玉県・千葉県の商業施設に保険ショップを展開しています。主に家族連れのお客さまが対象で、お子さんの相手はスタッフが引き受け、その間に大人の方とは保険に限らずお金の話をしっかりさせていただく。チーム制で対応しているのが特徴です。

Q: IT管理の対象者は、何名くらいでしょうか。

清原さん：Jリスクマネージメントが700数十名、ゼロナビが200数十名です。ITの場合は社員だけでなく、派遣やアルバイトの方に貸し出す機器もあるので、それを含めると約1,000名を対象にしています。

LIVIA Holdings自体がまだ発足して間もないので、グループ全体のIT統制は少しずつ整えているところです。

Q: 保険業界ならではの、IT管理の難しさはありますか。

清原さん：監査を受ける回数が、これまでの経験とはだいぶ違います。

LIVIA Holdings、Jリスクマネージメント、ゼロナビは、各社ともプライバシーマーク（Pマーク）を取得していますし、生命保険協会の『生命保険乗合代理店業務品質評価運営』に関する調査への対応もあります。それに加えて、代理店としていろいろな保険会社の商品を扱っているので、保険会社からIT管理に関する質問票が届きます。毎月何かしら対応しているような状態です。

配布後の利用・回収履歴を機器単位で追跡できていなかった

清原さんが着任するまで、グループ会社に情報システムの専任部隊はありませんでした。PCは「入社日に間に合わせて配るもの」として扱われていました。

Q: zooba導入前は、どのように管理されていたのですか。

清原さん：1社は情報システム部という名前の部署はあったのですが、実態としては総務部の担当者が兼務で管理していました。

PCは、入社に間に合わせて配布するところまでを管理していました。もちろん退職したら回収はするのですが、どのシリアル番号のPCが誰の手元にあるかまでは管理されていませんでした。もう1社はリースで借りていましたが、まとめて借りてまとめて配るので、返却時の確認まで手が回っていませんでした。

Q: その状態から、どう立て直そうと考えたのでしょうか。

清原さん：私が入った時点で、すでに700〜800名いました。これをExcelで管理するのは難しい、というのはこれまでの経験から分かっていたので、ツールを探し始めました。

ネットワーク未接続の機器も、自社の管理工程に合わせて管理

清原さんには、前職でも複数の資産管理ツールを使ってきた経験があります。選定の基準は、そのときに感じていた不満がもとになっています。

Q: どのような基準でツールを選ばれましたか。

清原さん：私が比較検討した範囲では、資産管理ツールとして販売されているものの多くは、ネットワークにつながっている機器しか管理できません。

これは不都合があると以前から思っていました。ネットワークにつながらない機器を登録できる製品もあるのですが、今度は項目をカスタマイズしにくい。IT機器の購入から廃棄までの管理の流れは、会社によって異なるんですよね。一つの型に当てはめようとすると、どうしても収まりが悪くなります。

Q: そのなかで、zoobaを選んだ理由を教えてください。

清原さん：zoobaは初期設定の段階から、管理上の状態を示す『ステータス』が細かく用意されていて、項目のカスタマイズ性も高かった。これなら中核のツールに据えても、自分たちの運用に合わせて使えると感じました。それで社内に提案して、導入しました。機能性とカスタマイズ性で選んだ形です。

Q: トライアルでは、どこを確認されましたか。

清原さん：拠点が全国に点在していることから、スタッフが直感的に使いこなせるかが一つのポイントでした。

同じ拠点にメンバーがいれば「ここはこう使って」と直接教えられますが、スタッフは別の拠点にいます。マニュアルは作成するのですが、その通りにやってみて、データも含めて業務が回るか。運用に即しているかどうかを一番大きなチェックポイントにしていました。

「もっと賢く、もっと楽しく生きる人をふやす。」をビジョンに掲げ、保険代理店グループを統括するLIVIA Holdings

発注から廃棄まで。自社の流れに合わせて、段階を細かく分ける

zoobaの管理対象は、グループ会社の1社から導入を始め、現在はもう1社にも対象を広げ、機器を順次登録しています。運用のなかで清原さんが細かく使い込んでいるのが、ステータスと自社で追加・設定できるカスタム項目です。

Q: 1台のPCを、どのような段階に分けて管理していますか。

清原さん：PCのステータスは、細かく分けて管理しているんです。

メーカーに発注している状態から始まって、届いたらWindows Updateをかけている状態（受け取り拠点）。それが終わったら在庫になって、入社予定者への割り当てが決まったら、貸与の準備中になります（保管、セットアップ拠点）。配送して送り出したら利用中になる（利用者の拠点）。それぞれの工程で拠点も異なります。zoobaに最初から用意されているステータスで、ひと通り対応できました。

発注から廃棄まで、1台ごとに今どの段階にあるかを記録している。

Q: カスタム項目は、どのように使われていますか。

清原さん：これは保険業界だからというのもあると思いますが、データ削除に対して厳格な管理が求められています。そのため、データ消去の状況をカスタム項目で管理しています。利用する機器を自社で初期化するタイミングと、廃棄する機器のデータを消去ツールで消去し、引き取り業者に渡すタイミング。この2段階を記録しています。

もう一つは、ITをシェアードサービスにしているからこそですが、このPCをどの会社のお金で買って、どの会社で使っているか。グループ内では、ある会社の費用で買った機器を別の会社が使っていることがあるので、タグとメモ欄で費用管理をしています。

今回比較した製品では、このような細かいところまでコントロールができないため、当社の運用に合わせにくいと感じました。本当に、複数のExcelでやっていたことが、まとめてひとつのSaaS（インターネット経由で利用するソフトウェアサービス）になったような感覚で、とてもありがたいです。

Q: MDM（端末を一元管理する仕組み）との連携については、いかがですか。

清原さん：配布前のPCは、MDM上の利用者と、実際に貸し出す予定の人がずれるんです。zoobaでは両方を分けて持てるので、ずれていること自体が見える。比較したツールでは、連携データで上書きされてしまうものもあったので、そこは助かっています。

自動で取り込んだ利用者と、貸し出す予定の人を分けて持てるので、配布前のずれにも気づける。

効率化より、まず品質を上げる

導入効果について、清原さんが強調したのは、効率化よりも管理品質の向上でした。変わったのは、毎月の監査などで問われる「その機器は今どうなっているか」に、記録をもとに答えられるようになったことです。

Q: zoobaを導入して、何が変わりましたか。

清原さん：ツールの導入効果については経営層からもよく聞かれるんですが、発足直後で組織を立ち上げている最中の段階では、効率化というより品質向上だと思っています。今まで見えていなかったものが、見えるようになった。それが一番大きいところです。

最初の話に戻りますが、以前は「PCがないと仕事ができないから、確実に配布する」ところまでしかやっていませんでした。いつ、誰がどのPCを持っていて、それを適切に回収できたのか、廃棄したのか。それぞれ別々の管理簿にあって、記録がつながっておらず、機器ごとの履歴を追跡できなかったんです。

Q: 具体的には、どのような状態だったのでしょうか。

清原さん：配布用の管理簿があって、30台買ったから30台配りました、と記録する。ある時みんなから回収して、廃棄しようと20台のリストを作って廃棄したこともあれば、50台のリストを作ったこともある。でも、それがいつ買ったものなのか、誰が使っていたものなのかは追えませんでした。

それが、購入時から廃棄時まで、ライフサイクルとして追えるようになった。今までできなかったことができるようになった、というのが導入効果だと思います。

Q: 日々の業務では、どのような場面で役立っていますか。

清原さん：導入してから、管理対象者が使用しているIT機器の棚卸しを2回実施しました。1回目は空のExcelシートを配って「今、手元に何がありますか」と聞き、台帳とずれているところを登録し直しました。

2回目は逆に、台帳から一旦データを出して「あなたはこれを持っているはずですが、手元にありますか。載っていないものがあれば追記してください」という形にしました。各拠点の責任者単位で配って、部下の方に埋めてもらっています。

情報の登録も、本人への確認も、精緻になってきたと思います。退職者が出たときも、この人には何と何を貸していたはずだ、というのがすぐに分かるようになりました。

Q: 廃棄の場面ではいかがですか。

清原さん：ステータスに「廃棄予定」があるので、それを条件に絞り込めば、廃棄業者に出す見積もり用の一覧がそのまま出せます。ここは便利に使っています。

別々の管理簿に分かれていた記録が、1台ごとの履歴としてつながった。

Q: 監査への対応は変わりましたか。

清原さん：保険会社による監査では、細かい点まで確認されます。たとえば「何月から何月までに退職した人が使っていたPCは、今どういう状態ですか」と。廃棄したものは何月に廃棄に出したのか、初期化して再利用しているのか。正しく廃棄していますか、そういう管理ができていますか、ということを証跡として求められるんです。

今は台帳のデータをCSV形式で出力して、他のリストと組み合わせて回答しています。シリアル番号があれば、廃棄業者からもらうリストとも突き合わせられます。

次は「モノ」から、「人」と「アプリ」へ

先行導入した会社の物理的な機器の台帳は、ひと通り整いました。清原さんが次に見据えているのは、その機器を使う人と、その上で動くアプリケーションです。

Q: 今後、zoobaで取り組みたいことを教えてください。

清原さん：今は「誰が何を持っているか」というモノの管理ですが、もう一歩進めて、このPCではどのアプリを使っているのか、というところまでひも付けて管理したいと考えています。目的の一つであるセキュリティ強化や統制を、目に見える形にしていけるのではないかと思っています。

グループ会社はもともと別々の会社だったので、IT基盤もバラバラなんです。Microsoft系の会社もあれば、Google系の会社もある。zoobaはどちらとも接続できるので、将来的に展開しやすいと考えています。今はLIVIA Holdingsのメンバーで、SaaS管理を試し始めたところです。

Q: 従業員情報の管理にも、課題があると伺いました。

清原さん：正社員は人事本部で一元管理できているんですが、派遣やアルバイトは会社ごと、営業拠点ごとに管理されていることがあります。一方で、ITはそのすべてを対象にしないといけない。

たとえばPマークでは、全従業者への研修実施が確認されます。そのため、個人情報保護に関する教育では、役員や派遣スタッフなども対象として確認しています。標的型攻撃メールの訓練では、アルバイトの業務内容に応じて、送る対象を決める必要があります。情報システム部が対象にするメンバーの範囲は、かなり広いんです。なので、情報システム部用の従業員名簿を自分たちで作りました。

この名簿をCSV形式でzoobaに取り込めれば、従業員情報の登録に活用できます。zoobaに登録した情報を、情報システム部以外の人も参照できるようにする、という進め方もありだと思っています。

自社の運用に、ツールを合わせられること

Q: 最後に、同じようにIT資産管理に取り組む方へ、メッセージをお願いします。

清原さん：zoobaを他の方にも勧めたい点は、2つあります。

ひとつは、私たちの導入のきっかけでもあるカスタマイズ性です。自分たちの運用に、ツールの方を合わせられる。もちろんこれがあるべき姿かどうかは別です。一般的には、ツールに合わせて業務プロセスを変えた方がうまくいく場合もあります。

でも、完全にはそうしきれない事情は、どうしてもあるじゃないですか。そのときに、自分たちの業務にツールを合わせられるのは、非常に気に入っている点です。

ふたつ目は、zoobaという会社の開発体制です。ユーザーの要望を汲み取って、反映するまでのスピードが速い。そこは会社として信用しています。

会社をしっかり管理し、統制を効かせることは、情報システム部の重要なミッションの一つです。AIを使おうが自動化ツールを使おうが、一番必要なのはデータの信頼性だと思います。その基盤として、この2つの点で、zoobaを他社さんにも勧められると思います。

台帳を、信頼できるデータにする

配布後の履歴を十分に追跡できていなかったPC管理を見直し、購入から廃棄までの記録をつなぐ。LIVIA Holdingsがまず取り組んだのは、効率化ではなく、台帳の品質を上げることでした。

具体的には、自社の流れに合わせてステータスを細かく分け、データ消去の状況はカスタム項目で、購入費用を負担した会社や利用会社はタグ・メモ欄で管理し、自動取得した情報と手入力した情報は、分けて管理しています。

入社時の配布、退職時の回収、監査への回答。情報システム部に届く依頼の多くは、誰が何を持っているかを正確に把握できてこそ、適切に対応できます。同社は機器の次に、それを使う人とアプリケーションへ、管理の範囲を広げようとしています。

■LIVIA Holdings株式会社
社名：LIVIA Holdings株式会社
代表者：代表取締役 執行役員CEO 島田 智行
設立：2023年8月
資本金：5,000万円
本社所在地：東京都千代田区神田神保町1丁目5-1 神保町須賀ビル 6F
事業内容：グループ会社の経営管理及びこれに付随する業務
URL：https://livia-hd.com/
グループ会社：株式会社Jリスクマネージメント（訪問型保険代理店）、株式会社ゼロナビ（来店型保険代理店）