auコマース＆ライフ株式会社が情報システム部門の業務を効率化するAIサービス「zooba」を導入

Q：佐藤さん、中川さんのお役割を教えて下さい。

佐藤さん：社内システムの運用保守がメインの業務となります。アカウント管理、資産管理の業務をおこなっています。また、ユーザーサポートの取りまとめもおこなっています。

中川さん：佐藤さんと同じく業務を担当していますが、サービス側のインフラも兼務で担当しており、業務効率化を進めています。zoobaの領域ですと、アカウント、資産管理の棚卸し担当を行っています。

Q：zooba導入前はどのような要望・お悩みを抱えていたのでしょうか。

IT資産の適正管理、コスト適正化、セキュリティの向上の背景から、アカウントの棚卸しを行っております。

棚卸しに関しては、非常に課題がありました。
以下の頻度でメールを使って棚卸しを実施していましたが、回答率が悪くリマインド送信や集計に工数がかかっていました。

■棚卸し対象

　-対象ツール：40以上のアプリケーション
　-頻度：年1回以上
　-対象従業員：ツールによって異なるが、最大で1100人位

特に大変だった作業、課題があった作業は、以下の様な作業となります。

1. ツールの対象者を選ぶこと

   ツールごとに対象者を選び、リストを作る作業となります。1つのツールに対して、ツールの管理者がリストを作成していました。リストの作成も大変で、ツールからcsv などで利用者リストをエクスポートし、人事情報と突き合わせ、工数がかかっていました。

2. 棚卸しのアナウンスの配信とリマインド

   対象者に1度メールを配信するのも大変でしたが、さらに、回答を行っていない従業員情報を集計して、未回答の従業員にリマインドメール送信を行うことに、とても工数がかかっていました。

3. セキュリティ面での課題

   メールに回答者の情報が全て掲載されたスプレッドシートを添付していました。

   受信者は自分の情報だけではなく、他の対象者の情報も見れてしまう環境下でしたので、セキュリティ面の課題があると感じていました。

Q：その中でどのようなサービスをもとめていましたか？

セキュリティの担保を大前提として、アカウントの棚卸工数が削減できるツールを探していました。

製品比較を行った結果、Slack 経由で棚卸しができるという機能に魅力を感じ、またzoobaの機能を使うことで棚卸工数の削減が見込めたので、zoobaを選びました。

Q：zoobaに決めた理由をいくつかおしえてください

SaaS管理サービスでは、アプリケーションと連携し、ユーザーリストなどの情報を取得するものがありますが、当社の場合は、棚卸の対象者の情報を手動でカスタマイズしたいという要望がありました。zoobaには手動登録のアプリケーションをCSVで追加する機能があり、カスタマイズしたcsvを何でもアップロードすることができます。

この機能を利用して、すべてのツールの管理や棚卸しをzoobaで行うことができます。

特に、棚卸しアンケートの配信方法が、Slack で配信できるという点は決め手として大きかったです。

さらに、機能アップデート、問題があった場合の修正の速さもよかったですね。

これらの機能を利用できると考えた際に、費用対効果がしっかりと見込めるので導入しました。

Q：実際に使ってみてどうでしたか？

zooba の成果は4つあると思っています。

1. 作業効率化

2. ID台帳としての機能

3. 回答率の促進（従業員の負担軽減）

4. 回答間違いの防止

作業効率化
今まで棚卸しの作業に着手してから、2週間かかっていましたが、1週間に短縮することができました。

ID台帳としての機能
今まで、ID管理台帳がなく個別の管理となっていました。zoobaがあることによって可視化できたことがよかったです。

回答率の促進（従業員の負担軽減）
メールで棚卸を行なっていた時と比べてzooba を活用したslackアンケートでは回答率が圧倒的に上がりました。
以前は、1度のメールで50%回答があるかどうかでしたが、今は80%の回答率となっています。zooba からリマインドを行うと今は、ほぼ100%回答率となります。従業員の負担も軽減されていると思います。ユーザーから「zoobaきたよ、zoobaやりましたよ」と声もあがり、名前が親しんでもらえています。

回答間違いの防止
スプレッドシート上での回答は、稀に回答間違いも発生しますし、開示しなくて良い他者の利用状況を閲覧できてしまうのは課題があると考えていました。
zooba では自分の情報のみの通知となっているので、他の従業がなんのツールを使っているかという情報を開示しなくとも、集計が取れることもよいですね。

Q：今後はどのように活用していきたいですか？

アプリケーションのID棚卸しで利用していましたが、デバイスの棚卸しでもzoobaは大活躍しました。今までは台帳の資産番号があっているかどうかも不安なところがあったのですが、zoobaで棚卸しを実施したところ、台帳がきれいになりました。
今後もデバイスの管理でも利用していきます。

アプリケーションのID管理では、IDの棚卸しだけではなく、発生したコストの見える化にも着手してきたいと考えています。固定費の削減を行う際に、現状今どのくらいコストがかかっているかをzoobaを使って見える化していきたいと考えています。