そのPC、今どこ？年に1度のPC棚卸しを「イベント」から「日常」に変える方法

「あのPC、今誰が使ってるんだっけ？」

情報システム部門あるある、の話をさせてください。

年度末が近づくと、こんな会話が社内のどこかで起きていませんか？

「棚卸しの季節ですね。Excelのリスト、去年のやつで大丈夫ですか？」
「…たぶん大丈夫だと思うんですけど、異動した人のぶんが…」
「あ、退職した○○さんのPCってどこいきました？」

PC1台の行方を追うだけで、半日つぶれる——。そんな経験、ありませんか？

根本的な原因は、「棚卸し」が年に一度の"特別なイベント"になっていることです。

日常のなかでPCの状況が変わるたびに——異動、退職、機種変——その記録がきちんと更新されていれば、棚卸しは「確認作業」で終わります。でも実際は、Excelの台帳は半年前のまま、現物とのズレを1件ずつ突き合わせる作業が毎年繰り返される。

棚卸しが大変なのは、情シスの皆さんが怠けているからではありません。「イベントのたびに更新する」という仕組みがないからです。

まずは目の前の棚卸しを乗り切りたい、という方に向けて現実的な方法をご紹介します。

台帳が古い場合、そこから始めると誤差だらけのスタートになります。むしろ現物から逆引きするほうが早い。各部署に「今手元にあるPC・タブレット・スマホを教えてください」と一斉連絡するだけで、精度がぐっと上がります。

「PC（黒）」「MacBook（田中さん用）」という名前では、棚卸しが属人化します。シリアル番号か資産番号を軸にすると、機種変・譲渡・廃棄の追跡が格段に楽になります。

棚卸しが大変になる最大の原因は、イベント発生時に記録が更新されないこと。人事・総務と連携して「退職・異動が決まったらこのフォームに記入」というフローを1本作るだけで、翌年の棚卸しがかなり楽になります。

こうした工夫を凝らしても、手動管理には限界があります。私たちzoobaのチームも、実はこうした「現場の痛み」を実体験してきたメンバーで構成されています。

頻繁な業務中断、合わない台帳、終わらない督促……。こうした情シス現場の構造的な課題を理解しているからこそ、私たちは「管理のための管理」をなくしたいと考えました。

zoobaが提案するのは、棚卸しを「イベント」から「日常」に変えるアプローチです。

たとえば、こんな仕組みを実装しています：

チャットでの自動確認： わざわざフォームを作らなくても、SlackやTeamsを通じてAIが従業員に直接「このPC、まだ使っていますか？」と確認します。
デバイス情報の自動同期： 既存の管理ツールと連携し、エージェントが検知している情報を台帳にリアルタイムで反映。手入力の隙を与えません。

これは単なる便利ツールの紹介ではなく、「情シスが本来向き合うべきIT戦略やDX推進に、時間を使えるようにする」という設計思想に基づいています。

「毎年、棚卸しの時期が憂鬱だ」と感じているなら、それは仕組みが寿命を迎えているサインかもしれません。

PC棚卸しを楽にするポイントは3つです。

それでも「毎年この作業に追われる構造を変えたい」と感じているなら、仕組みごと変える一手を考えてみてください。

zoobaは、IT資産管理の自動化を通じて、情シスの「戦略的な時間」を取り戻すお手伝いをしています。

まずは資料をご覧ください。